Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

ROMAP GROUP S.A.S., NIT 902.116.716-6, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, dirección Calle 48 R Sur # 5M-33, teléfono 316 055 6401 y correo ventas@romapgroup.com.

Canal para consultas y reclamos sobre datos personales: ventas@romapgroup.com, el formulario "Ejercer mis derechos" de este sitio, o el teléfono 316 055 6401.

2. Qué datos recolectamos

Solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad:

• Solicitudes de cotización: nombre, correo electrónico, teléfono (opcional), servicio de interés y el mensaje que escribas.
• Cuenta del portal: nombre, tipo y número de documento (para asociar tus certificados), correo, contraseña (guardada de forma cifrada, nunca la vemos), y de forma opcional teléfono y nombre de la empresa.
• Certificados: nombre o razón social del cliente, documento, tipo y fecha del servicio.
• Solicitudes sobre tus datos: nombre, documento, correo y el detalle de tu solicitud.
• Prueba de tus autorizaciones: fecha y hora, documento aceptado y su versión, texto mostrado, dirección IP y navegador usado. Lo exige la ley para demostrar que autorizaste el tratamiento.
• Datos técnicos de seguridad: dirección IP y registros de acceso necesarios para proteger el sitio.
• Parámetros de campaña (UTM) de la dirección por la que llegaste al sitio, si existen, para saber qué canal te trajo. No identifican a la persona.

No recolectamos datos sensibles (por ejemplo, de salud, biométricos u origen étnico) ni datos de niños, niñas o adolescentes. Por favor no los incluyas en tus mensajes.

3. Para qué usamos tus datos

• Responder solicitudes de cotización y contactarte sobre ellas.
• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad como cliente y permitirte descargar tus certificados.
• Emitir, publicar y permitir la verificación de autenticidad de certificados de servicio.
• Prestar los servicios contratados, facturar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes sobre datos personales.
• Proteger la seguridad del sitio y prevenir fraudes.

No usamos tus datos para publicidad ni los vendemos. Si en el futuro quisiéramos enviarte información comercial, te pediremos una autorización separada y respetaremos los horarios y canales de la Ley 2300 de 2023.

4. Tus derechos como titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que damos a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

5. Cómo ejercer tus derechos

Envía tu solicitud por el formulario "Ejercer mis derechos" del sitio o al correo ventas@romapgroup.com, indicando tu nombre, documento, la solicitud y un medio de respuesta.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y responderemos en máximo 5 días hábiles adicionales (art. 14, Ley 1581).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, te informaremos el motivo y responderemos en máximo 8 días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido (art. 15, Ley 1581).
• Antes de acudir a la SIC debes haber agotado este trámite con nosotros (art. 16, Ley 1581).

6. Autorización y prueba

Pedimos tu autorización de forma previa, expresa e informada, mediante una casilla que no viene marcada, separada de la aceptación de los términos y condiciones. Guardamos un registro de cada autorización y revocatoria que no puede ser modificado ni borrado, para poder demostrarla ante ti o ante la autoridad (Decreto 1377 de 2013, arts. 7 y 8).

7. Terceros que nos ayudan (encargados) y transferencias

Para operar el sitio usamos proveedores tecnológicos que tratan datos por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones:

• Supabase Inc. (Estados Unidos): base de datos, autenticación y almacenamiento de certificados.
• Vercel Inc. (Estados Unidos): alojamiento del sitio web.
• Proveedor de correo electrónico para enviar confirmaciones y recuperación de contraseña.

Esto implica una transmisión internacional de datos a Estados Unidos. Exigimos a estos proveedores medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas. No compartimos tus datos con otros terceros, salvo por orden de autoridad competente.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS), contraseñas cifradas, acceso restringido por roles, almacenamiento privado de certificados con enlaces temporales de descarga y registros de acceso. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y a ti cuando corresponda.

9. Por cuánto tiempo guardamos tus datos

• Solicitudes de cotización: hasta 2 años desde el último contacto, salvo que se convierta en contrato.
• Datos de clientes, cuenta y certificados: mientras exista la relación comercial y luego durante el término exigido por las normas contables y tributarias (en general, 10 años, según el art. 28 de la Ley 962 de 2005).
• Prueba de autorizaciones: mientras se traten los datos y por el término de prescripción de las acciones legales relacionadas.

10. Cookies

El uso de cookies se explica en nuestra Política de cookies.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de actualización indicada. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas. Publicaremos cualquier cambio sustancial y, si afecta las finalidades, te pediremos una nueva autorización.